Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 2026 году: правила, согласие работников, подписи и хранение

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) законно работает с 1 марта 2022 года, но многие компании до сих пор ведут его «наполовину»: трудовой договор подписывают в сервисе, а приказы распечатывают «на всякий случай», согласия работников не собирают, подписи выбирают наугад. В итоге электронный архив юридически уязвим, а экономии нет. Статья — для HR-специалистов и руководителей кадровых служб, которые переходят на КЭДО или хотят проверить, правильно ли он устроен. Разберём, что говорит закон, почему он устроен именно так, как меняется практика и что делать по шагам.

Источник: Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ; счётчик раздела ЭКДО портала «Работа в России» (оператор — Роструд) на 9 сентября 2026 года. Цифры относятся только к государственной платформе и не учитывают коммерческие системы КЭДО.

Откуда взялся КЭДО и почему он добровольный

Законодатель шёл к электронным кадровым документам постепенно. Сначала появились электронные трудовые книжки (2020 год), затем — эксперимент по электронным кадровым документам по Федеральному закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Компании-участники проверили, какие документы реально можно не печатать, какие подписи удобны работникам и как с электронным архивом работает трудовая инспекция. По итогам эксперимента приняли Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который добавил в ТК РФ три статьи — 22.1, 22.2 и 22.3.

Главная особенность модели — двойная добровольность. Работодатель сам решает, переходить ли на КЭДО: на ноябрь 2026 года общей обязанности нет. А действующий работник сам решает, давать ли согласие на электронное взаимодействие. Это сознательный выбор законодателя: трудовые документы касаются гарантий работника, и закон не может заставить, например, пожилого сотрудника без смартфона подписывать приказы «в приложении». Поэтому КЭДО почти всегда работает в гибридном режиме: большинство — в электронном виде, часть работников и часть документов — на бумаге.

Отметим и тренд в публичном секторе: государство переводит на электронный документооборот органы власти и учреждения через отдельные эксперименты и программы, а «Работа в России» развивается как бесплатная государственная площадка. Для коммерческих работодателей это означает, что инфраструктура (Госуслуги, «Госключ», ЕЦП) уже готова, а вопрос перехода решается экономикой и удобством.

Что говорит закон: ст. 22.1–22.3 ТК РФ

Статья 22.1 — что такое КЭДО и на что он не распространяется

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Ключевые слова — «без дублирования»: если документ оформлен в КЭДО по правилам, бумажный экземпляр не нужен, и печатать его «для инспекции» не требуется.

Статья 22.1 ТК РФ прямо исключает из КЭДО несколько групп документов. Их по-прежнему оформляют на бумаге (или в собственном порядке, как трудовые книжки):

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — они ведутся по правилам ст. 66 и 66.1 ТК РФ (электронные сведения формирует и передаёт в Социальный фонд сам работодатель);
• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении работников;
• документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Логика исключений понятна: это документы, по которым чаще всего возникают споры и расследования, где важны собственноручная подпись и оригинал. Приказ об увольнении — отправная точка для срока обращения в суд, акт о несчастном случае — основание для страховых выплат.

Гарантии работникам закреплены в ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ. Тем, кто не дал согласия на КЭДО, работодатель безвозмездно выдаёт документы, связанные с работой, на бумаге, надлежащим образом заверенные (ст. 22.2). По заявлению работника документы или их заверенные копии выдаются безвозмездно не позднее трёх рабочих дней со дня обращения — на бумаге или в электронном виде, тем способом, который указан в заявлении (ст. 22.3, ст. 62 ТК РФ). Отдельной нормы о доступе инспектора к системе КЭДО в ст. 22.1–22.3 нет, но при проверке государственный инспектор труда вправе запрашивать документы (ст. 357 ТК РФ), поэтому система должна позволять быстро их предъявить вместе с подписями.

Статья 22.2 — порядок перехода и согласие работника

• Работодатель принимает локальный нормативный акт о КЭДО — с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть. В акте фиксируют способ (своя система или «Работа в России»), перечень документов, порядок доступа и ознакомления.
• Каждого работника нужно уведомить о переходе и о праве дать согласие. Согласие оформляется в письменной форме, а его отсутствие считается отказом.
• Отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или для увольнения; с такими работниками документы оформляют на бумаге. Работник, который отказался, вправе дать согласие позже.
• Согласие не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Для них КЭДО обязателен, если работодатель его ввёл.

Статья 22.3 — электронные подписи и взаимодействие

Закон связывает вид подписи с ролью и площадкой:

Важно. Неправильно выбранная подпись — самая частая причина, по которой электронный документ «не держится» в споре. Если в собственной системе работодателя трудовой договор подписан простой подписью, работник может заявить, что не заключал его на этих условиях. Пропишите в локальном акте, каким видом подписи подписывается каждый тип документа.

Какие документы можно перевести в КЭДО

Всё, что не попало в перечень исключений, можно оформлять электронно. На практике в КЭДО переводят прежде всего массовые документы — именно на них приходится основная экономия времени:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения, договоры о материальной ответственности, ученические договоры;
• приказы о приёме, переводе, отпусках, командировках, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
• заявления работников: на отпуск, перевод, материальную помощь, выдачу справок, предоставление вычетов;
• графики отпусков и уведомления о начале отпуска;
• листы ознакомления с локальными актами, должностными инструкциями;
• расчётные листки, графики работы, табели (если они требуют ознакомления);
• согласия на обработку персональных данных и согласия на перевод, совмещение, сверхурочную работу.

Отдельный вопрос — заявление об увольнении. Его можно подать электронно: исключение в ст. 22.1 касается только приказа об увольнении. А вот сам приказ оформляют на бумаге, знакомят работника под подпись и выдают копию по требованию.

Где вести КЭДО: «Работа в России» или своя система

Закон предлагает два варианта, и их можно совмещать. Единая цифровая платформа «Работа в России» — государственная информационная система, её оператор — Роструд, правовая основа — постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867. Собственная система — это любой сервис или модуль учётной программы, который работодатель создаёт сам или использует по договору.

Как выбрать: если в компании до 100 человек и нет сложных маршрутов согласования, начните с «Работы в России» — это бесплатно и снимает вопрос хранения. Если у вас сотни сотрудников, филиалы и уже настроенная учётная система, коммерческий сервис окупится за счёт интеграций. Обратите внимание на устойчивость поставщика: при смене сервиса архив нужно перенести без потери подписей и меток времени — пропишите это в договоре.

Порядок перехода на КЭДО

1. Оценка и выбор площадки Посчитайте поток документов, выберите ЕЦП или сервис, проверьте поддержку нужных видов подписи и возможность выгрузить документы с подписями для инспектора.
2. Приказ и рабочая группа Издайте приказ о подготовке к переходу, назначьте ответственных: кадровик, юрист, ИТ, специалист по защите персональных данных.
3. Локальный акт о КЭДО Утвердите положение: площадка, перечень документов, виды подписей, порядок ознакомления, сроки хранения, порядок выдачи бумажных копий. Учтите мнение профсоюза, если он есть.
4. Подписи и доверенности Получите УКЭП руководителя в УЦ ФНС, оформите машиночитаемые доверенности на кадровиков, которые подписывают документы от имени работодателя.
5. Уведомление работников Письменно уведомите каждого действующего работника о переходе и праве дать согласие; соберите согласия и отказы.
6. Запуск и контроль Начните с нескольких видов документов (заявления, отпуска, ознакомления), через 1–2 месяца расширьте перечень. Проверьте, что документы с подписями можно быстро выгрузить и предъявить при проверке.

Уведомление о переходе направьте заранее: работник должен успеть подумать и задать вопросы. Срок на ответ закон не устанавливает, поэтому укажите в уведомлении разумный срок (например, до даты запуска) и предупредите, что отсутствие ответа означает отказ, — так прямо следует из ст. 22.2 ТК РФ.

Источник: ТК РФ, федеральные законы № 122-ФЗ и № 377-ФЗ, постановление Правительства РФ № 867.

Хранение электронного архива

Электронные кадровые документы хранят столько же, сколько бумажные, — по правилам архивного законодательства. Сроки берут из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Для большинства документов по личному составу, созданных после 2003 года, это 50 лет, для более ранних — 75 лет; для текущих документов (графики отпусков, заявления о предоставлении отпуска и т. п.) — меньшие сроки, например 3 или 5 лет.

Что важно для электронного архива:

• Целостность. Документ должен храниться вместе с подписью и данными о её проверке на момент подписания. Сертификаты подписей истекают через год-полтора, поэтому система должна фиксировать, что подпись была действительна в момент подписания.
• Доступ. Работник имеет право на бесплатный доступ к своим документам и бумажные копии. После увольнения доступ к личному кабинету может быть закрыт — тогда копии выдают по заявлению.
• Инспекция. При проверке государственный инспектор труда вправе запросить документы (ст. 357 ТК РФ), в том числе электронные. Заранее определите, как вы их предъявите: выгрузка с подписями, гостевая учётная запись, демонстрация на месте.
• Смена системы и ликвидация. При переходе на другой сервис архив переносят с сохранением подписей. При ликвидации организации документы по личному составу передают на хранение в архив в порядке, установленном архивным законодательством.

При использовании «Работы в России» хранение обеспечивает платформа, но ответственность за состав и сроки хранения документов всё равно несёт работодатель: держите у себя реестр документов и выгрузки ключевых приказов.

Пример: переход компании на КЭДО

ООО «Северный ветер» (вымышленная компания) — 140 работников, офис и два склада. Решили перейти на КЭДО с 1 февраля 2027 года через коммерческий сервис, интегрированный с учётной программой.

• 17 ноября 2026 года — приказ о подготовке к переходу, рабочая группа из четырёх человек.
• 1 декабря 2026 года — утверждено положение о КЭДО. В перечень вошли трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приёме, переводе, отпусках, командировках, заявления, графики отпусков, ознакомления. Приказы об увольнении, документы об инструктажах и акты о несчастных случаях — на бумаге.
• 2–10 декабря 2026 года — уведомления вручены всем 140 работникам, срок ответа — до 20 января 2027 года.
• 20 января 2027 года — итоги: 118 согласий, 9 письменных отказов, 13 работников не ответили. Отказ и молчание — одно и то же: с 22 работниками документы оформляются на бумаге. Ещё 6 человек приняты после 2021 года без предыдущего стажа — для них согласие не требуется.
• 1 февраля 2027 года — запуск. В электронном виде работают 124 человека (89 % штата).

Экономика: раньше кадровик тратил на распечатку, сбор подписей на складах и сканирование около двух рабочих дней в месяц. После перехода — несколько часов на контроль статусов в системе. Курьерские поездки на склады для подписания отпускных приказов исчезли полностью.

Отказники, новички и совместители: как не запутаться

Гибридный режим требует точного учёта, кто из работников в каком контуре. Заведите в учётной системе признак «КЭДО: да/нет» с основанием — согласие от такой-то даты, отказ, согласие не требуется. Это позволит автоматически формировать документы в нужном виде и не отправлять бумажному работнику электронный приказ, который для него не имеет силы.

• Отказавшийся работник может дать согласие в любой момент — например, после перевода на дистанционную работу. Тогда новый порядок применяется с даты согласия; ранее оформленные бумажные документы пересоздавать не нужно.
• Новичок без стажа (принят после 31.12.2021 и не работал до этой даты) не может отказаться от КЭДО, если он уже введён у работодателя. Проверьте это по сведениям о трудовой деятельности при приёме.
• Новичок со стажем — такой же «действующий» работник с точки зрения согласия: без письменного согласия его документы оформляют на бумаге.
• Внешний совместитель даёт согласие отдельно у каждого работодателя: согласие на КЭДО по основному месту работы не действует у второго работодателя.
• Дистанционные работники с 2021 года могут взаимодействовать с работодателем электронно по правилам ст. 312.3 ТК РФ; при введении КЭДО удобно перевести их в общий порядок, чтобы не вести два электронных режима.

Как оценить экономический эффект

Перед переходом посчитайте не только стоимость сервиса, но и «невидимые» затраты бумажного документооборота: бумага и печать, курьеры и почта для удалённых подразделений, время кадровика на сбор подписей, архивные площади и шкафы, исправление ошибок в потерянных или неподписанных документах. Сравните их с затратами на подписку, выпуск УКЭП, настройку и обучение. Основной эффект дают массовые документы — заявления, отпуска, ознакомления, — поэтому начинать стоит с них, а договоры и допсоглашения переводить вторым этапом, когда работники привыкнут к подписи через «Госключ».

Как меняется практика и куда всё движется

• Гибрид — норма надолго. Пока действуют исключения из ст. 22.1 и право работника на отказ, полностью «безбумажных» компаний не будет. Планируйте процессы так, чтобы бумажный и электронный контуры не дублировали друг друга.
• Подпись через Госуслуги стала массовой. Появление «Госключа» сняло главный барьер — необходимость покупать работнику отдельный носитель. УНЭП и УКЭП работник выпускает в смартфоне.
• Машиночитаемые доверенности. Кадровик, подписывающий документы за работодателя УКЭП на своё имя, должен иметь машиночитаемую доверенность. Это требование часто упускают при запуске.
• Интеграция с государственными системами. Сведения о трудовой деятельности уже передаются электронно в Социальный фонд (форма ЕФС-1), а обсуждаемые законопроекты о мониторинге рынка труда через «Работу в России» показывают, что роль ЕЦП будет расти. Пока это проекты — отслеживайте их принятие.

Риски и ответственность

• Нарушение порядка КЭДО — это нарушение трудового законодательства: штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — для должностных лиц предупреждение или 1 000–5 000 ₽, для ИП 1 000–5 000 ₽, для организаций 30 000–50 000 ₽; повторно (ч. 2) — до 70 000 ₽ для организаций и дисквалификация должностного лица на срок от одного до трёх лет.
• Документ без надлежащей подписи может быть признан неподписанным: например, перевод или изменение условий договора — несогласованными. Тогда работник вправе требовать восстановления прежних условий и оплаты разницы.
• Работник не давал согласия (или согласие утрачено) — электронные документы с ним не имеют силы без бумажного оформления.
• Документы нельзя предъявить — инспектор зафиксирует их отсутствие, а в споре работодатель не сможет доказать, что документ существовал и был подписан.
• Утечка персональных данных из системы КЭДО — ответственность по законодательству о персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ), поэтому система должна соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ.

Типичные ошибки при переходе

1. Перевели в КЭДО приказ об увольнении или журнал инструктажей — эти документы исключены ст. 22.1 ТК РФ.
2. Не уведомили работников или не собрали письменные согласия, решив, что достаточно приказа.
3. Распространили КЭДО на всех новичков, не проверив, был ли у них стаж до 31.12.2021: от тех, у кого он был, согласие нужно.
4. Подписывали трудовые договоры в собственной системе простой электронной подписью.
5. Кадровик подписывал приказы своей УКЭП без машиночитаемой доверенности.
6. Не настроили выдачу бумажных копий и доступ уволенных работников к документам.
7. Продолжали печатать все документы «для подстраховки» — двойная работа без юридического смысла.

Чек-лист HR-специалиста

• Выбрать площадку: «Работа в России», собственная система или их сочетание.
• Утвердить локальный акт о КЭДО с перечнем документов и видами подписи для каждого.
• Исключить из КЭДО трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы об инструктажах.
• Получить УКЭП руководителя и оформить машиночитаемые доверенности на подписантов.
• Уведомить каждого работника и собрать письменные согласия; отказы и молчание — оформлять на бумаге.
• Определить новичков, от которых согласие не нужно (приняты после 31.12.2021, без стажа на эту дату).
• Настроить хранение со сроками по приказу Росархива № 236 и проверку подписей на момент подписания.
• Обеспечить возможность предъявить электронные документы инспектору и выдачу документов и копий по заявлению работника в течение трёх рабочих дней.
• Проверить защиту персональных данных в системе и договор с поставщиком сервиса.