Информационное письмо об изменении банковских реквизитов

Организация меняет банк или открывает новый расчётный счёт: из-за условий обслуживания, отзыва лицензии у банка, реорганизации, смены места нахождения. Все покупатели, арендаторы и другие плательщики должны своевременно узнать новые реквизиты, иначе деньги уйдут на закрытый счёт и вернутся отправителю, а сроки оплаты по договорам будут сорваны.

Правовое основание

Должник исполняет денежное обязательство по реквизитам, указанным в договоре или сообщённым кредитором. Пока кредитор не уведомил об изменении, платёж по прежним реквизитам считается надлежащим исполнением, а риск последствий несёт кредитор. Должник вправе убедиться, что исполнение принимает сам кредитор или уполномоченное им лицо (ст. 312 ГК РФ), поэтому письмо должно быть подписано уполномоченным лицом и направлено способом, предусмотренным договором. Уведомление влечёт последствия с момента доставки адресату (ст. 165.1 ГК РФ).

Если в договоре сказано, что изменение реквизитов оформляется только дополнительным соглашением, одного письма недостаточно — нужно подписать соглашение. Если договор допускает одностороннее уведомление, достаточно письма.

Как заполнить шаблон

• Укажите полные новые реквизиты: наименование получателя, ИНН, КПП, номер расчётного счёта, наименование банка, корреспондентский счёт и БИК.
• Приведите старые реквизиты и дату, с которой платежи на них не принимаются. Предусмотрите переходный период, если старый счёт ещё действует.
• Попросите контрагента подтвердить получение письма и при необходимости подписать дополнительное соглашение.
• Если вместе со счётом поменялись наименование, адрес или КПП, перечислите все изменения: они нужны для счетов-фактур и УПД.

Налоговые и учётные моменты

Сообщать налоговой инспекции об открытии и закрытии счетов организациям не нужно — банки передают эти сведения сами (п. 1.1 ст. 86 НК РФ). Банковские реквизиты не являются обязательными реквизитами счёта-фактуры, поэтому их изменение не требует исправления уже выставленных документов. Но реквизиты нужно обновить в договорах, счетах на оплату, на сайте, в системах электронного документооборота и в настройках онлайн-кассы, если через неё принимаются безналичные платежи.

Защита от мошенничества

Подмена реквизитов — распространённая схема: злоумышленники присылают поддельное письмо от имени поставщика. Рекомендуйте контрагентам проверять письмо звонком по телефону, указанному в договоре, а не в самом письме, и сверять ИНН получателя. Сами направляйте уведомление с корпоративной почты или через ЭДО с электронной подписью.

Типичные ошибки

• Письмо разослано не всем контрагентам, в том числе тем, кто платит редко.
• Старый счёт закрыт сразу после рассылки — деньги в пути возвращаются, оплата задерживается.
• В новых реквизитах опечатка в номере счёта или БИК — платёж не проходит или уходит другому лицу.
• Письмо не подписано руководителем или не направлено способом, установленным договором.