HSE IPAA
Акт сверки взаимных расчётов — документ, в котором две стороны договора сопоставляют свои учётные данные об отгрузках, оплатах и задолженности за период. Он помогает найти потерянные или задвоенные документы, подтвердить остатки перед годовой отчётностью и инвентаризацией, а также зафиксировать долг перед обращением в суд.
Правовое основание
Обязанности составлять акт сверки закон не устанавливает, формы нет — стороны используют произвольный бланк или форму из договора. Сам акт не является первичным учётным документом по Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ: он не отражает факт хозяйственной жизни, а лишь обобщает уже оформленные накладные, акты и платёжные поручения. Поэтому проводок по нему не делают, а расхождения исправляют по первичным документам.
Подписанный уполномоченным лицом акт сверки суды могут признать действием, свидетельствующим о признании долга, — тогда срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ; такое толкование дано в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43). Если вы должник, подписывайте акт осознанно.
Как заполнить
- Укажите период сверки, договор (или все договоры с контрагентом) и стороны.
- В левой части таблицы — данные вашей организации, в правой — данные контрагента; правую часть заполняет контрагент.
- Первая строка — сальдо на начало периода. Далее в хронологическом порядке: дата, документ (накладная, акт, УПД, платёжное поручение), сумма в дебете или кредите.
- Строка «Обороты за период» и «Сальдо на конец периода» в обеих частях.
- Под таблицей — вывод: в чью пользу и в какой сумме задолженность, а при расхождениях — перечень документов, из-за которых они возникли.
Дебет и кредит у сторон зеркальны: отгрузка у поставщика стоит в дебете, у покупателя — в кредите.
Сроки
Сверку обычно проводят ежеквартально, перед годовой инвентаризацией расчётов и при прекращении договора. Срок возврата подписанного акта стоит закрепить в договоре, например десять рабочих дней, и указать, что при отсутствии возражений сальдо считается согласованным.
Типичные ошибки
- Акт подписан сотрудником без доверенности — как признание долга он не сработает.
- Не указан договор, и в акт попадают расчёты по нескольким сделкам вперемешку.
- Расхождения «закрываются» корректировкой учёта без первичных документов.
- Путаница дебета и кредита при заполнении данных контрагента.
