HSE IPAA
Авансовый отчёт — документ, которым работник отчитывается о деньгах, полученных под отчёт: на хозяйственные нужды, командировку, представительские расходы. К отчёту прикладывают чеки, квитанции, билеты и другие подтверждающие документы. Бухгалтерия проверяет отчёт, руководитель утверждает, после чего расходы принимаются к учёту, а остаток возвращается в кассу или перерасход выдаётся работнику.
Правовое основание
Форма АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. С 2013 года она не обязательна: организация может разработать собственный бланк с реквизитами из ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и закрепить его в учётной политике. Срок отчёта установлен п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У: подотчётное лицо обязано представить авансовый отчёт с подтверждающими документами в течение трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который выдан аванс, или со дня выхода на работу. По командировке отчёт сдают в течение трёх рабочих дней после возвращения (Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Как заполнить
- Лицевая сторона: организация, номер и дата отчёта, ФИО, табельный номер, должность подотчётного лица, назначение аванса.
- Расчётная таблица: остаток или перерасход предыдущего аванса, получено (из кассы, на карту), итого получено, израсходовано, остаток или перерасход.
- Бухгалтерская запись: дебет счетов затрат (20, 26, 44, 10 и др.) и кредит счёта 71.
- Оборотная сторона: по каждому документу — дата, номер, наименование расхода, сумма по отчёту и сумма, принятая к учёту. Заполняет работник, графы учёта — бухгалтер.
- Отметки: «Отчёт проверен. К утверждению в сумме …», подписи бухгалтера, главного бухгалтера и руководителя; запись о внесении остатка или выдаче перерасхода с номером кассового ордера.
- Расписка (отрывная часть) выдаётся работнику как подтверждение, что отчёт принят к проверке.
Что важно знать
Суточные в командировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за границей (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Невозвращённый вовремя остаток аванса можно удержать из зарплаты, если приказ об удержании издан не позднее месяца со дня окончания срока возврата и работник не оспаривает основание и размер удержания (ст. 137 ТК РФ); в общем случае удержание не может превышать 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Типичные ошибки
- Отчёт сдан позже трёх рабочих дней — нарушение кассовой дисциплины.
- Расходы подтверждены только банковской выпиской, без кассовых чеков и первичных документов.
- Не указано назначение аванса или расходы не соответствуют ему.
- Остаток не возвращён в кассу, а перерасход не выдан по кассовому ордеру.
