Приказ о направлении работника в командировку

Приказ о направлении работника в командировку — распорядительный документ, которым работодатель поручает работнику выполнить служебное задание вне места постоянной работы. На основании приказа работнику выдают аванс на расходы, бухгалтерия рассчитывает средний заработок за дни командировки, а табельщик отмечает их в табеле учёта рабочего времени.

Правовое основание

• Ст. 166 ТК РФ — понятие командировки: поездка по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
• Ст. 167 ТК РФ — гарантии: сохранение места работы и среднего заработка.
• Ст. 168 ТК РФ — возмещение расходов: проезд, наём жилья, суточные, иные расходы, произведённые с разрешения работодателя.
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

С 2015 года служебное задание и командировочное удостоверение не обязательны. Цель командировки достаточно указать в приказе, а срок пребывания подтверждается проездными документами. Унифицированная форма Т-9 тоже необязательна, поэтому в шаблон служебное задание включено как раздел приказа — так удобно и для работника, и для проверки обоснованности расходов.

Суточные и налоги

Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в положении о командировках или коллективном договоре. НДФЛ и страховыми взносами не облагаются суточные в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за границей (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ); с превышения удерживается налог и начисляются взносы. При однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, при однодневной поездке за границу — выплачиваются в размере 50% нормы.

Как заполнить

• Номер и дату приказа, ФИО, табельный номер, подразделение и должность работника.
• Место назначения: страна, город, принимающая организация.
• Срок в календарных днях с датами начала и окончания; днём выезда считается день отправления транспорта.
• Цель и служебное задание, источник финансирования, размер аванса и суточных.
• Подпись руководителя и отметку работника об ознакомлении.

Сроки и ограничения

Авансовый отчёт с документами работник сдаёт в течение трёх рабочих дней после возвращения. Нельзя направлять в командировку беременных и работников до 18 лет (кроме творческих работников и спортсменов); женщин с детьми до трёх лет и некоторых других работников — только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 268 ТК РФ).

Типичные ошибки

• Цель командировки сформулирована так, что не связана с деятельностью организации, — расходы не признают в налоговом учёте.
• Не учтены выходные дни в пути и в месте командировки — их оплачивают по ст. 153 ТК РФ.
• Суточные свыше лимита выплачены без удержания НДФЛ.