Расходный кассовый ордер (КО-2)

Расходный кассовый ордер (РКО) оформляют при каждой выдаче наличных из кассы: под отчёт, на командировочные расходы, при возврате денег покупателю, выдаче займа, сдаче наличных в банк. Получатель расписывается в ордере, подтверждая, что получил указанную сумму, а кассир сверяет его личность по документу.

Правовое основание

Форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Хотя с 2013 года большинство унифицированных форм необязательны, кассовые документы оформляются по унифицированным формам: этого требует указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. ИП, ведущие учёт доходов (или доходов и расходов) по НК РФ, в том числе на УСН и ПСН, вправе РКО не оформлять. Ордер можно составить на бумаге или в электронном виде с электронной подписью.

Порядок выдачи наличных

• Кассир проверяет наличие подписей главного бухгалтера (или руководителя) и их соответствие образцам, а также соответствие суммы прописью сумме цифрами.
• Выдаёт деньги только лицу, указанному в ордере, по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность; по доверенности — с указанием ФИО представителя и данных доверенности.
• Подотчётные суммы выдаются по заявлению работника или по распорядительному документу организации (приказу) с указанием суммы и срока.
• Получатель собственноручно пишет сумму прописью и ставит подпись, после чего кассир подписывает ордер.

Как заполнить

• Шапка: организация, подразделение, ОКПО, номер (сквозной в пределах года) и дата.
• Таблица проводки: дебет — корреспондирующий счёт (71 для подотчёта, 57 или 51 при сдаче в банк, 62 при возврате покупателю), код аналитического учёта; кредит — счёт 50 «Касса»; сумма цифрами.
• «Выдать» — ФИО получателя в дательном падеже; «Основание» — содержание операции; «Приложение» — заявление, приказ, договор.
• Строку «По» — документ, удостоверяющий личность: наименование, серия, номер, кем и когда выдан.
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, получателя и кассира.

Сроки и ограничения

РКО оформляется в день выдачи денег, запись переносится в кассовую книгу (форма КО-4). Подотчётное лицо должно отчитаться в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу. Расчёты наличными с организациями и ИП по одному договору ограничены 100 000 ₽ (указание Банка России № 5348-У). Зарплату нескольким работникам удобнее выдавать по платёжной ведомости.

Типичные ошибки

• Не заполнены паспортные данные получателя или нет его собственноручной записи суммы.
• Выдача под отчёт без заявления или приказа с суммой и сроком.
• Исправления в ордере — испорченный бланк перечёркивают и оформляют новый.
• Выдача денег лицу, не указанному в ордере.