Заявление работника на выдачу денег под отчёт

Заявление на выдачу денег под отчёт — документ, на основании которого бухгалтерия выдаёт работнику наличные из кассы или перечисляет деньги на карту для оплаты расходов организации: покупки материалов, оплаты услуг, почтовых и транспортных расходов. После того как деньги потрачены, работник сдаёт авансовый отчёт.

Правовое основание

По п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные под отчёт выдаются либо по заявлению подотчётного лица, либо по распорядительному документу организации (приказу). В документе должны быть указаны сумма и срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дата. Форма заявления свободная; если вы выдаёте деньги по приказу, отдельное заявление не требуется. Лучше закрепить выбранный порядок, круг подотчётных лиц и предельные суммы в положении о расчётах с подотчётными лицами или в учётной политике.

Прежнее правило, запрещавшее выдавать новый аванс, пока работник не отчитался по предыдущему, отменено. Но организация вправе сохранить такое ограничение во внутреннем положении — это дисциплинирует подотчётных лиц.

Как заполнить

• Адресат: должность и ФИО руководителя, от кого — должность и ФИО работника.
• Сумма цифрами и прописью.
• Цель: на что именно выдаются деньги — «на приобретение канцелярских товаров», «на оплату почтовых отправлений».
• Срок, на который выдаётся аванс: конкретная дата или количество дней.
• Способ получения: наличными из кассы или перечислением на банковскую карту с реквизитами.
• Дата и подпись работника, резолюция руководителя «Выдать» с суммой, подписью и датой.

Сроки

Отчитаться по полученным деньгам нужно в течение трёх рабочих дней после истечения срока, указанного в заявлении, или со дня выхода на работу (если работник болел или был в отпуске). Если срок в заявлении не указан, невозможно определить, когда работник должен был отчитаться, — это одна из причин претензий проверяющих.

Невозвращённый остаток

Если работник не вернул неизрасходованный аванс, работодатель вправе удержать его из зарплаты. Приказ об удержании издаётся не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата, и работник не должен оспаривать основание и размер удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие работника в заявлении упрощает эту процедуру.

Типичные ошибки

• Не указан срок или цель аванса.
• Нет подписи руководителя и даты резолюции.
• Выдача под отчёт лицу, не входящему в утверждённый перечень подотчётных лиц.
• Сумма в заявлении и в расходном кассовом ордере не совпадает.