Служебная записка

Служебная записка — внутренний документ, с помощью которого работник или руководитель подразделения сообщает о проблеме, просит о чём-то или вносит предложение: закупить оборудование, премировать сотрудника, оплатить сверхурочную работу, изменить порядок работы. Записка часто становится основанием для приказа, поэтому её содержание должно быть точным и проверяемым.

Правовое основание

• Форма служебной записки законом не установлена. Её реквизиты и порядок оформления определяются инструкцией по делопроизводству организации; за основу обычно берут ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования к оформлению документов».
• В трудовых отношениях записка служит доказательством: например, при оплате сверхурочной работы (ст. 99, 152 ТК РФ), привлечении к работе в выходной (ст. 113 ТК РФ) или фиксации дисциплинарного проступка перед запросом объяснений (ст. 193 ТК РФ).
• В практике различают служебную записку, которую направляют коллеге или руководителю другого подразделения, и докладную, которую подают вышестоящему руководителю. Структура у них одинаковая.

Как заполнить

• Адресат: должность и ФИО того, кто будет принимать решение.
• Автор: должность, подразделение, ФИО.
• Номер и дата — по журналу регистрации внутренних документов.
• Заголовок — кратко о чём записка: «О закупке ноутбуков», «О привлечении к работе в выходной день».
• Текст строится в три шага: факты и причины (что произошло, когда, с кем), выводы, просьба или предложение с конкретными сроками и суммами.
• Приложения: расчёты, счета, акты, переписка — с указанием количества листов.
• Подпись автора с расшифровкой, при необходимости — визы согласования.

Сроки и типичные ошибки

Если записка фиксирует нарушение, подавайте её сразу после обнаружения: месячный срок для применения дисциплинарного взыскания отсчитывается со дня, когда о проступке узнал непосредственный руководитель (ст. 193 ТК РФ). Ошибки: в записке нет даты и номера, и её нельзя связать с приказом; эмоциональные оценки вместо фактов; несколько не связанных вопросов в одном документе; не указано, какое решение требуется от адресата.

Что сделать после подачи

• Зарегистрировать записку и передать адресату.
• Руководитель ставит резолюцию: исполнитель, поручение, срок, дата и подпись.
• На основании записки при необходимости издаётся приказ, а записка хранится вместе с ним как основание.